ממבצע למנהל תהליכים

שלב 1: בחירת תהליך לניתוח

בחרו תהליך עסקי או אישי שאתם מעורבים בו באופן קבוע. הפעם, אל תחפשו משימה קטנה, אלא תהליך שלם המכיל מספר שלבים, וייתכן שמעורבים בו אנשים או כלים שונים.

1. דגש על תהליך מול משימה:
    
   • משימה: "לשלוח חשבונית".
   • תהליך: "ניהול גביית תשלומים מלקוח, מרגע סיום הפרויקט ועד קבלת התשלום בבנק".
2. דוגמאות לתהליכים מתאימים:
    
   • קליטת לקוח חדש (Onboarding).
   • ניהול ותפעול קמפיין שיווקי (מכתיבת הבריף ועד ניתוח התוצאות).
   • תהליך הפקת תוכן (מרעיון, דרך כתיבה, עריכה ועד הפצה).
   • ניהול פניות מלידים (משיחת טלפון ראשונה ועד סגירת עסקה).

שלב 2: מיפוי המצב הקיים ("As-Is")

כעת, תעדו את התהליך כפי שהוא קורה היום, על כל שלביו ונקודות הכשל שלו. המטרה היא להבין את המציאות, לא את איך שהיא "אמורה להיות".

1. תיעוד השלבים:
    
   • ציירו תרשים זרימה פשוט (אפשר על דף נייר). השתמשו בריבועים לכל שלב.
   • עבור כל שלב בתהליך, רשמו:
      
     • מה הפעולה? (למשל: "שליחת הצעת מחיר")
     • מי המבצע? (למשל: "אני", "מנהלת החשבונות", "הלקוח")
     • באילו כלים משתמשים? (למשל: "Gmail", "Excel", "Canva", "CRM")
     • מה הקלט (Input)? (למשל: "בריף מהלקוח")
     • מה הפלט (Output)? (למשל: "קובץ PDF שנשלח במייל")
2. זיהוי נקודות החלטה:
    
   • סמנו בתרשים היכן יש "התפצלות" או החלטה (כמו בלוק ה-IF במעבדה).
   • לדוגמה: "האם הלקוח אישר את ההצעה?", "האם עברו 3 ימים ללא מענה?".

שלב 3: זיהוי צווארי בקבוק (ובמיוחד – אתם)

זהו השלב הקריטי ביותר. עברו על התרשים שבניתם וסמנו בטוש אדום כל מקום שבו אתם (או אדם ספציפי) מהווים צוואר בקבוק. שאלו את עצמכם בכנות:

1. שאלות מנחות לזיהוי:
    
   • אילו שלבים בתהליך "נתקעים" ומחכים לכם?
   • מה קורה אם אתם בחופש? האם התהליך עוצר?
   • האם אתם מבצעים "עבודת נמלים" טכנית? (כמו "העתק-הדבק" בין מערכות).
   • האם אתם משמשים "מרכזיית מידע" אנושית? (כמו "לבדוק ב-CRM מה הסטטוס ולהשיב במייל").
   • האם אתם צריכים "לזכור" לבצע מעקב?
2. הקבלה למעבדה הטכנית:
    
   • צוואר בקבוק של "הבנה": במעבדה, הקלט החופשי מהמשתמש היה צוואר בקבוק. הפתרון (שלב 3): LLM שחולל JSON.
   • צוואר בקבוק של "לוגיקה": הצורך לנתב מידע היה צוואר בקבוק. הפתרון (שלב 4): בלוק IF.
   • צוואר בקבוק של "ניהול שיחה": הצורך לנהל את כל התהליך מתחילתו ועד סופו היה צוואר בקבוק. הפתרון (שלב 5): סוכן ריאקטיבי.

שלב 4: תכנון המערכת החדשה ("To-Be")

עכשיו, תכננו את התהליך מחדש. קחו את התרשים מ-"שלב 2" וציירו גרסה חדשה שבה אתם "מוציאים את עצמכם" מרוב המשוואה ועוברים מתפקיד "מבצע" לתפקיד "מתכנן" ו-"מפקח".

1. הגדרת "מבצעים" חדשים:

   עבור כל שלב שסימנתם באדום (תלות בכם), הגדירו מי או מה יבצע אותו במקומכם:

    

   • אוטומציה דטרמיניסטית (כמו שלב 1-2): אם הפעולה היא טכנית וקבועה (למשל: "העתקת נתון מטופס ל-CRM", "שליחת מייל תבניתי").
   • בינה מלאכותית (כמו שלב 3): אם הפעולה דורשת "הבנה" (למשל: "סכם את פניית הלקוח", "חלץ את פרטי ההזמנה מהמייל").
   • לוגיקה מובנית (כמו שלב 4): אם הפעולה דורשת החלטה פשוטה (למשל: "אם עברו 3 ימים, שלח תזכורת").
   • סוכן אוטונומי (כמו שלב 5): אם הפעולה היא ניהול תהליך שלם מול גורם אנושי (למשל: "נהל את שיחת קליטת הליד מול הלקוח").
2. הגדרת תפקידכם החדש: מנהל המערכת
    
   • בתהליך החדש, תפקידכם הוא לא לבצע, אלא לפקח.
   • כיצד תדעו שהתהליך עובד? (למשל: "קבלת סיכום יומי במייל", "בדיקת דשבורד", "התראה בסלאק רק כשיש חריגה").

תרגול פתוח

קחו את התהליך החדש ("To-Be") שתיכננתם, ודמיינו שאתם בונים "סוכן" שינהל אותו, בדומה ל"סוכן הנסיעות מייק" שבנינו במעבדה.

1. כתיבת ה-System Prompt של הסוכן:

   כתבו (בעברית או אנגלית) את הוראות המערכת (System Prompt) עבור הסוכן שינהל את התהליך העסקי שלכם.
   הגדירו לו בבירור, ממש כמו שהייתם מנסחים ״תיאור משרה״ לגיוס עובד אנושי:

    

   • Role (תפקיד): "אתה מנהל תהליך קליטת הלקוחות של חברת…"
   • Goal (מטרה): "מטרתך היא להעביר כל ליד חדש… ולוודא שכל המידע נאסף ומוזן ל-CRM."
   • Instructions (הוראות): "פנה ללקוח בנימוס", "לעולם אל תבטיח מחיר", "אם חסר מידע, בקש אותו מהלקוח", "בסיום, הפעל את כלי ה-CRM".
2. הגדרת ה"כלים" (Tools) של הסוכן:
    
   • אילו "כלים" (כמו Gmail או OpenWeatherMap) הייתם צריכים לתת לסוכן שלכם?
   • רשמו לפחות 3 כלים. דוגמאות:
     • קבלת פרטי לקוח ממערכת ה CRM
     • שליחת מייל
     • יצירת משימה ב Asana
     • בדיקת זמינות ב Google Calendar

    
   טיפ: בשלב הזה אל תצמצמו את עצמכם לרשימה ישיעה של כלים זמינים, אלא ראו כל פעולה שאתם עושים כיום באופן ידני על אחת מהמערכות שלכם ברשת – והתייחסו אליה ככלי. אם אתם עובדים בעיקר מול מערכות SaaS ברשת – סביר להניח שרוב הפעולות שלכם ניתנות לביצוע דרך Public API.
    

3. הגדרת ממשק הפיקוח (Monitoring):
    
   • איך אתם, כעת "מנהלי המערכת", תדעו מה הסוכן עושה?
   • תארו את מנגנון הדיווח שהייתם בונים (למשל: "בסוף כל יום, הסוכן שולח לי מייל סיכום עם רשימת הלקוחות שנקלטו והסטטוס שלהם").
   • באיזה שלב בתהליך הייתם רוצים שהסוכן י יפנה אליכם לקבלת אישור? אלו נקודות הנקראות "Homan-in-the-loop" ונלמד עליהם במפגשים הבאים.